HORENSO – CHÌA KHÓA ĐỂ WFH HIỆU QUẢ TRONG MÙA DỊCH COVID-19

Bài toán lớn nhất của làm việc tại nhà (Work from home – WFH) chính là giao tiếp và gắn kết, tương tác nhóm hiệu quả. Phương pháp HORENSO là chìa khóa, bí kíp thần kỳ của người Nhật mà bạn không nên bỏ qua nếu đang WFH tránh dịch Covid-19!

Hãy tìm hiểu về quy tắc HoRenSo trước nhé!

horenso-1
Phương pháp làm việc nhóm thần kỳ khi WFH trong mùa dịch Covid

 

Tại sao cần HoRenSo?

 

Horenso gồm có 3 mảng độc lập và có thể hiểu là một bộ quy tắc giao tiếp mà mọi người cần tuân theo. HoRenSo giúp các đồng nghiệp trong một đơn vị tổ chức tương tác tốt với nhau. Đồng nghiệp có thể là người cùng cấp, trên cấp hoặc dưới cấp. Qua đó giúp chúng ta hoàn thành công việc được hiệu quả, tạo cơ hội phát triển bản thân và mọi người xung quanh. 

 

Bản chất của HoRenSo là gì?

 

HoRenSo được viết tắt từ 3 kĩ thuật giao tiếp bao gồm: Hokoku (Báo cáo), Renkaku (Liên lạc), Soudan (Thảo luận).

Hokoku phiên âm và dịch nghĩa đều là Báo cáo.

Mô tả việc member tuân thủ các hoạt động báo cáo đã được quy định. Các tình huống báo cáo không được quy định trước thì thường được xếp vào liên lạc hoặc thảo luận tùy theo nội dung.

Ví dụ về không tuân thủ Hokoku:

 

  1. Không gửi báo cáo đúng hạn hoặc báo cáo không đầy đủ nội dung.
  2. Nội dung báo cáo không chính xác.
  3. Không thực hiện báo cáo theo đúng hình thức đã định (không gửi mail, không tổ chức họp).
  4. Không ghi lại biên bản nếu báo cáo miệng (họp).

 

Tại Ominext Group, cách thức đánh giá Hokoku dựa trên số lượng báo cáo đã được định nghĩa; dựa trên đánh giá ngẫu nhiên 1 số báo cáo để nắm được chất lượng báo cáo hoặc dựa trên đánh giá ngẫu nhiên việc phản hồi báo cáo của leader để nắm được việc duy trì Horenso tại bộ phận. 

Renraku Phiên âm và dịch nghĩa là Liên lạc, nhưng từ liên lạc ở đấy có ý nghĩa thiên về “thông báo” hơn. 

Theo đó, member sẽ chủ động thông báo các thông tin cho những người liên quan và xử lý các thông tin phản hồi. Các nội dung bắt buộc phải thông báo (khi có sự cố) thì thường được xếp vào loại Báo cáo, nên Liên lạc thường nhắc đến các loại thông tin do member tự đánh giá về nội dung, mức độ cần thiết khi thông báo, đối tượng nên được thông báo.

Soudan Phiên âm và dịch nghĩa là Thảo luận.

Mô tả việc member chủ động xin ý kiến cấp trên, hoặc xin ý kiến các đồng nghiệp có kinh nghiệm, tri thức, trình độ cao hơn mình khi gặp các tình huống không chắc chắn, nằm ngoài khả năng hoặc phạm vi năng lực, phạm vi trách nhiệm. Hoặc các đồng nghiệp cùng trao đổi để tìm giải pháp cho 1 vấn đề khúc mắc.

horenso 2
Bản chất của phương pháp HORENSO
 
Cần thực hành HoRenSo như thế nào?

 

Để HoRenSo đạt hiệu quả cao, mỗi cá nhân cần lưu ý một số từ khóa dưới đây:

  1. Thông tin đầy đủ, chính xác, ngắn gọn
  2. Định kì
  3. Kịp thời
  4. Định hướng
  5. Nghiêm túc

 

Trong bối cảnh dịch Covid-19 đang hoành hành, hàng loạt doanh nghiệp đã thay đổi phương pháp làm việc cho phù hợp với bối cảnh thực tế, đảm bảo an toàn cho người lao động điển hình là hình thức làm việc Work From Home (WFH) hay làm việc Remote. HoRenSo được đánh giá là phương pháp giúp các đội nhóm, dự án làm việc đáp ứng tiến độ và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, bí kíp khi triển khai phương thức giao tiếp này là gì? Hãy cùng tham khảo 8 tips dưới đây của người Ominext.

 

Mách bạn 8 tips HORENSO hiệu quả khi WFH

 

  1. Mọi thành viên luôn online trong thời gian làm việc và kiểm tra tin nhắn 15p/1 lần để đảm bảo không bị lỡ tin nhắn khi có đồng nghiệp gọi tên bạn.
  2. Hãy đặt chế độ hẹn giờ cho lịch họp và deadline trên điện thoại thay vì chỉ đặt nhắc lịch trên calendar.
  3. Đừng quên note lại những nội dung cần thảo luận trước mỗi buổi meeting định kỳ qua các kênh giao tiếp online nội bộ. Và tham gia meeting trước vài phút để kiểm tra kết nối, đường truyền internet nhằm xử lý sự cố ngay khi có thể, không làm ảnh hưởng đến cuộc họp.
  4. Nhanh tay tóm tắt và đăng sớm nhất có thể những nội dung đã thảo luận trong cuộc họp lên group chung.
  5. Duy trì 1 khung giờ báo cáo cố định hàng ngày để không quên lịch.
  6. Ưu tiên sử dụng công cụ trao đổi công việc chung mà nhóm hay sử dụng để tiết kiệm thời gian, thu nhận thông tin đầy đủ, chính xác. 
  7. Nếu có bất kỳ vấn đề phát sinh nào ảnh hưởng đến công việc cần báo ngay cho quản lý trực tiếp.
  8. Tất nhiên, khi sử dụng công cụ chat không hiệu quả thì hình thức call luôn là giải pháp hữu hiệu để bạn trình bày vấn đề của mình.

 

Với những bí kíp trên, chúc bạn có 1 khoảng thời gian làm việc tại nhà (Work from home) hiệu quả.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *